הנחיית קבוצות עוזרת מאוד לסדר ולארגון כאשר קבוצות מתאספות כדי לדון באסטרטגיות, לקבל החלטות, לתכנן פעילויות, ליצור חזון או לדבר על עניינים עסקיים יומיומיים.
תפקידו של מנחה הקבוצות הוא להדריך את הקבוצה לייצר דיאלוג מועיל ובריא על מנת לקבל החלטות שקולות בנושאים הקשורים לחברי הקבוצה . המנחה הוא אדם המיומן מאוד בשאלת שאלות מכווינות, להעלות קונפליקטים בצורה בריאה, ולהבהיר את המצב לכל המשתתפים.
הנחיית קבוצות היא אומנות מורכבת.
מנחה טוב צריך להיות סבלני וישיר, בעל זיכרון טוב, בעל יכולת הכלה, בעל חוש הומור ויכולת לעקוב אחר רמזים קטנים שחושפים חברי הקבוצה ולהגיב אליהם בהתאם, אם מתעורר צורך כזה . מנחה קבוצות הופך את תהליך הפגישה לקל יותר, ממוקד והוגן יותר. אבל, הוא או היא הם לא אנשים שיובילו את הקבוצה. תפקידו של המנחה הוא לשרת את הקבוצה בצורה מקצועית וללא משוא פנים, ולהגדיר בצורה ברורה את תפקידו עבור כל המשתתפים.
מנחה צריך להשתתף ככל האפשר בהכנות לפגישה הקבוצתית ובתכנון סדר היום שלה. צרו קשרים קרובים עם המשתתפים, כולל מנחים אחרים, אם יש כאלה. התעדכנו לגבי הפרויקטים וההצעות שיידונו בקבוצה. זה יעזור לקדם את הקבוצה לעבר פתרונות יצירתיים ולעודד השתתפות בין החברים.
על מי שעושה הנחיית קבוצות להיפגש עם חברי הקבוצה כדי לתכנן סדר יום ולשקול באילו נושאים ישתמשו בשביל ליצור דיונים פורצי דרך. המנחה אחראי על תכנון הפעילות, איך היא תתחיל ותסתיים, ולדאוג שלכל הנושאים שעל הפרק תהיה מגבלת זמן. מנחי הקבוצות צריכים גם לצפות קשיים פוטנציאליים וגם לתכנן פתרונות אסטרטגיים.
ביקור במקום הפגישה מבעוד מועד עם האחראים יסייע לכם להתכונן למפגש. ככה תוכלו לתכנן את הפגישה כהלכתה, ה הכולל בין היתר – תכנון סידור הישיבה בחדר, הטמפרטורה בו, האם יש בו שירותים, וכו'. על המנחים להיות מודעים מספיק בשביל לשפר את התחושה של המשתתפים בחדר הפגישה. זאת אפשר לעשות במגוון דרכים יצירתיות כגון שימוש במפות שולחן, פרחים , נרות או פריטים דקורטיביים אחרים. מי שרוצה לעשות הנחיית קבוצות צריך לבדוק האם קיימת האספקה והציוד הנדרש, כמו נייר כן ציור, טושים, סרט, תגי שם, מקרנים, מחשבים, מדפסות וכו'.
על המנחה קבוצה להיות ערני, לשמור על גמישות מחשבתית, לעקוב אחר סדר היום, אחרי הרעיונות, ההשתתפות, המסרים העדינים, הזמן וכל שאר ההיבטים של ניהול הפגישה. יש טכניקת ריכוז, כגון נשימה עמוקה, תפילה או מדיטציה כדי להישאר רגועים וממוקדים.
על המנחה להגיע לפני למקום הפגישה כך שיהיה זמן להתארגנות. עברו על הצקליסט שלכם וודאו שחדר הפגישה נקי, שהציוד בו עובד, שכל האספקה שצריכה להיות הגיעה, שהשירותים פתוחים וכו'. לפני תחילת הפגישה על המנחה לכתוב את סדר היום, כללי היסוד, האחריות וכל מידע רלוונטי נוסף על גיליונות ציור שכולם יכולים לראות. אם יש צורך לבצע שינויים או תיקונים, כתבו אותם בבירור על אותם גיליונות.
לרוב הפגישות, בטח בהנחיית קבוצות ישנן כללי בסיס שעל כל המשתתפים צריכים ללכת לפיהם. כללי היסוד הנפוצים הם:
תפקידיו העיקריים של מי שעושה הנחיית קבוצות זה לשמור על דיון פתוח ולשמור על סדר היום. כאשר אנשים רבים רוצים לדבר בבת אחת, קבעו מי מדבר אחרי מי . אל תתנו לקבוצה לסטות מהנושא. לעומת זאת, כאשר יש מעט אנשים שמחליטים לקחת חלק בפגישת הקבוצה, המנחה יכול לאפשר לאנשים לדבר באקראי.