הנחיית קבוצות – 5 טיפים

    1. תנו הנחיות ברורות.

היבט מרכזי בהנחיית קבוצות הוא לבקש מאנשים לעשות משהו. נסו לספק הנחיות בסיסיות כדי להקל על הקבוצה שלך להגיע לתוצאה שאתם מחפשים. לאחר מכן, שדרו בבירור כיצד כל משימה תומכת ביעדים הכוללים של הפגישה. פרטו מה על המשתתפים לעשות בכדי להשלים את המשימה. אם צריך אפילו הקרינו הנחיות כתובות מראש על לו או שקופית PowerPoint. 

לבסוף, בקשו מהקבוצה לחזור על הצעדים, בכדי לוודא שכולם מבינים את הפעילות ומה מבקשים מהם.

2. תהיו מנחים. 

ראשית, תנו את הטון להתנהגויות והעמדות של הפגישה על ידי תיאור כללי יסוד ומגבלות זמן. דאגו לתזמון ושמרו על סביבה תומכת בכדי להבטיח דיונים פוריים. מדדו את אנרגיית הקהל באמצעות "צ'ק-אין" תקופתי כדי להבטיח שכולם ירגישו מעורבים בדיאלוג. זהו את המופנמים בחדר מוקדם. בקשו ישירות לדעתם מבלי לשים אותם במקום או ללחוץ עליהם.

3. תרגלו הקשבה כדורית .

כל שיחה איכותית מחייבת שאנשים ירגישו שמקשיבים להם. תרגלו את כישורי ההקשבה הכדורית שלכם כמנחים, ועודדו את כל המשתתפים לעשות את אותו הדבר. בתור מנחי קבוצות, תפקידכם לוודא שאף אחד יישאר מאחור או יהיה מחוץ לדיון. והכי חשוב, הראו לקבוצה שמחשבותיהם נשמעות ונקודת המבט שלהם מובנת. נסו לשם כך את הכלים הבאים:

תשאלו שאלות הבהרה (כגון מה זאת אומרת? או למה אתה מתכוון שאתה אומר כך?)

תחלקו את המשפטים שלכם (אף אחד לא אוהב לשמוע מישהו שלא מפסיק לדבר) 

תחזירו את השאלה לשואל.

תִתמצתו 

4. הישארו ניטרליים.

בתור מנחי קבוצות, זה לא קשור לרעיונות שלכם; מדובר לתת תמיכה לקבוצה על מנת שישיגו את מה שהם רוצים. התמקדו במסירת כל המידע והעובדות שהקבוצה תצטרך בשביל לקבל את החלטתה. לארגונים לרוב יהיה סדר יום ספציפי או תוצאה רצויה מהקבוצה. לכן, היו ברורים לגבי כך עם הקבוצה מההתחלה. שימו לב מה תפקידכם בכל פגישה – והאם אתם באמת ניטרליים כדי להקל על התהליך או שאתם משקיעים באופן פעיל לקבלת תוצאה מסויימת? התאימו את השתתפותכם כך שתתאים.

5. תתעדו הכל.

הקליטו נקודות חשובות של דיון כדי לשמור את הקבוצה במסלול הנכון עבורה ועל מנת ולהימנע מחזרה לאותם נושאים. כמנחי קבוצות יעילים, התמקדו בלכידת והדגשת המסרים המרכזיים בפורמט מוקלט ו\או כתוב. זה עשוי להיות מועיל לייעד מישהו אחר לרשום הערות מוקלדות בכדי להבטיח דיוק. לבסוף, בקשו בהירות לגבי כל הערה או פיסת משוב לפי הצורך. כל התובנות שתועדו יספקו את הבסיס לקביעת פעולה ומעקב.

פגישות קבוצתיות מנוהלות היטב יכולות לגרום להעצמת בעלי העניין ולתובנות שימושיות אחרות לארגון.

בעזרת תרגול, כל אחד יכול לשפר את מיומנויות הנחיית הקבוצות שלו ולהניע אנשים לפעולה.